Inventura

 

Osnove

Proces inventure u odoo svodi se na:

  1. unos artikala u inventuru ručno ili po predlošku

  2. opcija: ispis inventurne liste

  3. unos inventurnih količina

  4. obračun inventure tj. sučeljavanje inventure sa zalihom

  5. ispis inventure

  6. kontrola i ispravci inventure po potrebi

  7. knjiženje inventure tj. formiranje robnih dokumenata

Unos inventure nalazi se u Skladište >> Upravljanje zalihama >> Unos inventure. Kod izrade inventure moramo prvo odrediti osnovne podatke:


  1. Naziv inventure za raspoznavanje inventure. Svaka inventura će spremanjem dobiti i broj inventure.

  2. Popisana lokacija definira na kojoj lokaciji radimo inventuru. Ako se koristi samo jedna lokacija po skladištu ova lokacija je jednaka skladištu koje popisujemo. Jedna inventura = jedna lokacija / skladište.

  3. Dnevnik viška definira skladišni dokument temeljem kojeg će se po knjiženju inventure formirati skladišni višak.

  4. Dnevnik manjka definira skladišni dokument temeljem kojeg će se po knjiženju inventure formirati skladišni manjak.

  5. Datumom inventure definiramo na koji datum i vrijeme obračun raditi

Odoo će dozvoliti odabir dnevnika viša i manjka samo za odabranu lokaciju / skladište.

Unos artikala u inventuru (predlošci)

Inventuru u odoo možemo napraviti po predlošcima. Predlošci unaprijed dohvaćaju određene artikle u inventuru.

  1. Svi artikli dohvatiti će sve artikle koji su imali promet po odabranoj lokaciji, a koji nisu arhivirani i koji trenutno imaju zalihu.

  2. Jedna grupa proizvoda će tražiti, a zatim dohvatiti sve artikle koji su imali promet po odabranoj lokaciji, a koji nisu arhivirani i koji trenutno imaju zalihu te spadaju u odabranu grupu proizvoda (kategorija)

  3. Ručno odaberite proizvode znači da se neće dohvatiti predložak već će odoo omogućiti da od početka unosite samostalno artikle za koje želite napraviti inventuru.

  4. Predinventure – objašnjeno niže.

Uključi artikle bez zalihe je opcija koja radi u kombinaciji sa gore navedenim predloškom  a. i b., a podrazumijeva da odoo dohvati navedeno i sve ostale artikle koji su imali promet po lokaciji, a kojima je zaliha trenutno nula.

Predlošci služe isključivo za početak inventure i inicijalni dohvat iste, vrste obračuna (objašnjeno kasnije) utječu na način na koji će se inventurna količina sučeliti sa zalihom.

Predinventure

Pod predinventurama podrazumijevamo popis robe koji radimo prije same inventure a kako bi olakšali ili ubrzali popisivanje. Naime više djelatnika može istovremeno raditi svaki svoju predinventuru, a nakon što su gotovi te predinventure se mogu spojiti u jednu ukupnu inventuru. Što će se konkretno smatrati predinventurom ostavljeno je korisniku. Predinventura može biti popis ladice, stalka, ormara, dijela trgovine, odjela itd. ili kombinacija svega navedenog.

Klikom na meni ikonu predinventura dolazimo do liste predinventura. U listi vidimo sve predinventure koje smo napravili do sada. Prilikom izrade nove predinventure dolazimo do ekrana:

  • Odabiremo lokaciju za koju radimo inventuru

  • Unosimo datum. Datum nam olakšava preglednost predinventura, traženje itd. Ne utječe na dohvat predinventure u inventuru. Konkretno u inventuru možemo povući predinventure sa različitim datumima.

  • Povezana inventura je polje koje nam govori da li je predinventura povezana sa nekom od postojećih inventura. Ovo polje će se „očistiti“ ako primjerice otkažemo inventuru u koju smo povukli predinventuru.

  • Barkod – služi za unos artikala u predinventuru temeljem barkoda.

  • Bilješka je obična napomena u koju možemo upisati tekst da nam olakša snalaženje u predinventurama (kao i datum). Primjerice, prva ladica iza pulta, izlog, desno lutke itd.

U stavkama predinventure upisujemo artikl i unosimo količinu, ako je unos putem barkoda onda je svaka stavka jedan komad. Naravno ako unosimo preko barkoda možemo ući naknadno (nakon klika) u količinu i upisati količinu koju želimo.

Predinventure spremamo i ponovo uređujemo po potrebi a kada smo gotovi sa jednom predinventurom istu knjižimo. Samo knjižene predinventure možemo povući u inventuru.

Ako je predinventura nepotrebna ili greškom otvorena možemo istu otkazati.

Nema ograničenja u smislu broja predinventura koje možemo dohvatiti u inventuru.

Kada smo gotovi sa unosom i knjiženjem predinventura iste dohvaćamo u inventuru kroz ekran inventure i predložak „Predinventura“:

Klikom na Dodaj stavku dolazimo do ekrana u kojem je moguće odabrati predinventure koje želimo dodati. Moguće je odabrati i u inventuru dodati više predinventura odjednom:


Bitno je napomenuti da prilikom dohvata odoo prikazuje samo predinventure koje su:

  • Na istoj lokaciji / skladištu kao i inventura (bitno je odabrati lokaciju na inventuri prije dohvata predinventura inače odoo neće dohvatiti ništa)

  • Knjižene

  • Ne smiju biti povezane sa prethodnim inventurama.

Također kada kliknemo na Odaberi odoo će spojiti sve iste artikle po svim predinventurama upisati artikl samo jednom. Primjerice ako je na predinventuri 1 artikl TEST bio upisan sa količinom 3, a na predinventuri 2 artikl TEST je bio upisan pet puta sa količinom 1, odoo će u inventuru upisati artikl TEST sa količinom 8.

Ako smo krivo povukli predinventure možemo otkazati inventuru (što oslobađa predinventure) i zatim te iste predinventure dohvatiti u novu inventuru.

Ispis inventurne liste

Inventura se može napraviti i po inventurnoj listi. Inventurna lista ispisuje se kao lista artikala koji se očekuju na stanju sa praznim mjestom za unos količina. Takva lista se daje djelatnicima da prebroje fizičku zalihu i unesu istu kao količine na inventurnu listu. Problematično kod ovakvih lista je pronalazak artikala koji nisu na listi, a koji se onda ručno dopisuju na kraj liste.

Inventurna lista se ispisuje sa inventure, a nakon što smo unijeli sve artikle koje želimo na inventurnoj listi. Ako želimo da djelatnici prekontroliraju određene artikle unos artikala na inventuru napraviti ćemo po predlošku „Ručno odaberite proizvode“ unijeti artikle te zatim ispisati listu. Ako želimo da djelatnici po inventurnoj listi popišu cjelokupnu zalihu nekog skladišta tada ćemo kao predložak odabrati „Svi artikli“ s time da možemo upaliti i opciju „Uključi artikle bez zalihe“ po potrebi. Ispis inventurne liste se nalazi ovdje:


Unos inventurnih količina

Nakon što smo dohvatili artikle možemo unositi i ispravljati inventurne količine. Unos se radi na dva načina:

  1. Prolaskom kroz stavke i unos količina. Slika:

  2. Pomoću tražilice. Tražilica se nalazi na drugom tabu unutar inventure. Moguće je pronaći artikl iz inventure odabirom artikla i klikom na traži, a zatim možemo urediti ispod inventurne količine i spremiti promjene. Slika:

Tražilica je prijeko potrebna ako se rade naknadne kontrole inventure i ispravci a radi se o skladištu sa velikom količinom različitih artikala (puno stavaka na inventuri).

Inventura kao i svaki drugi dokument unutar odoo-a ima listove koji se mogu listati tj. koji se mogu presložiti po potrebi.


Ako se koristi lista za unos količina predlaže se spremanje inventure svako malo (npr. svakih 20 redova) kako se zbog loše internetske veze ili slično ne bi izgubile promjene.

Obračun inventure tj. sučeljavanje inventure sa zalihom

Kada smo gotovi sa unosom inventurnih količina potrebno je iste pogledati u odnosu sa zalihom. Za navedeno se koristi obračun inventure. Obračun inventure gleda promet skladišta i izračunava stvarnu fizičku zalihu svakog artikla na datum i vrijeme inventure i upisuje tu zalihu pored svakog artikla u inventuri. Na taj način dobivamo informaciju da li je količina na inventuri veća ili manja od obračunate zalihe.

Stoga da bi dobili informaciju koliki je manjak ili višak moramo obračunati inventuru. Postoje dvije vrste obračuna, djelomičan ili kompletan.

  1. Djelomičan obračun izračunava zalihu samo za artikle koji su upisani u inventuri. Ako smo u inventuru upisali samo jedan artikl sa stanja i pustili djelomičan obračun odoo će dohvatiti samo zalihu tog artikla. Djelomičan obračun se stoga radi samo kod kontrolnih inventura tj. inventura gdje želimo prekontrolirati stanje određenih artikala, grupe robe itd. Ne koristimo djelomičan obračun ako radimo inventuru cjelokupnog skladišta.

  2. Kompletan obračun izračunava zalihu za sve artikle koji se nalaze na stanju skladišta na datum i vrijeme inventure. Kompletan obračun će stoga dohvatiti sve artikle koji su na zalihi nevezano od toga koliko smo mi artikala unijeli preko predloška. Konkretno odoo će za sve artikle koje smo unijeli odraditi zalihu i zatim će dodati sve ostale artikle koje nismo upisali a koji se nalaze na zalihi. Kompletan obračun se koristi kod izrade cjelokupnih inventura skladišta.

Zavisno od toga koji je obračun napravljen odoo će isti ponoviti prilikom samog knjiženja inventure a kako bi osigurao da radi sa ispravnom zalihom. Ako se slučajno zaliha mijenja (rade se retroaktivno dokument – prije inventure) potrebno je ponoviti obračun kako bi se uzeli ti novi dokumenti u obzir.

Ispis inventure

Kada je gotov obračun možemo vidjeti razlike po inventuri. Razlike se prikazuju na posebnom izvještaju inventure koji se nalazi u Skladište – Izvještaji – Inventura. Razlike se vide bez potrebe knjiženja inventure.

Klikom na meni pojavljuje se popup ekran na kojem moramo odabrati prije svega koju inventuru želimo ispisati. Inventura se odabire po broju inventure.

Nakon odabira broja imamo opcije:

  • Ispis stavaka kojima je zaliha različita od inventure. Ova opcija neće prikazati artikle tj. stavke inventure koje nemaju razliku tj. prikazati će samo one stavke na kojima imamo neki višak ili manjak.

  • Dohvat cijene. Ovdje biramo da li želimo ispisati po nabavnim cijenama ili po MPC. Po nabavnim cijenama dohvaća cijene iz obračuna u periodu, ako nema obračuna u periodu onda iz prethodnog perioda, a ako nema niti jednog obračunskog perioda onda uzima cijenu upisanu u artikl. MPC će dohvatiti cijene iz cjenika povezanog sa lokacijom na kojoj je inventura gledajući pritom na koju POS blagajnu je lokacija i cjenik spojeni.

  • Ispis stavaka sa cijenom 0. Ovo je kontrolni ispis, ako se upali odoo će po gore navedenim pravilima dohvatiti samo one stavke koje će imati 0 kao cijenu. Takvi artikli su problematični na inventuri i trebali bi se korigirati prije knjiženja.

Kontrola i ispravci inventure po potrebi

Jednom kada imamo ispis inventure sa prikazom razlika, idealno ćemo se vratiti i prekontrolirati svaku ili barem značajnije razlike na tom ispisu. Kontrola se vrši na način da se ponovo prekontrolira (utvrdi zaliha) artikla u skladištu. Po potrebi vraćamo se u inventuru, preko tražilice nalazimo artikle i ispravljamo unesene količine (inventuru). Sa druge strane ako je problem u zalihi kreiramo, storniramo ili ispravljamo skladišne dokumente retroaktivno te ponovo puštamo obračun.

Nakon ispravka inventure ili ponovnog obračuna radimo ponovo ispis inventure i na njemu vidimo razlike koje smo odradili.

Knjiženje inventure tj. formiranje robnih dokumenata

U konačnici kada smo zadovoljni kvalitetom inventure istu knjižimo. Prilikom knjiženja inventure odoo kreira dokumente viška i manjka koji će svesti stanje skladišta (zalihe) na one količine koje smo upisali u inventuru. Dokumenti će se formirati po dokumentima koje smo upisali na početku u zaglavlje inventure.

Prilikom knjiženja odoo će utvrdi i prikazati stavke ako postoje neke skladišne rezervacije artikala, a koje više neće biti moguće zadržati radi manjka na inventuri. Primjer bi bila zaliha od 5 komada koja ima rezervaciju od 3 komada. Slobodno je stoga 2 komada. Ako inventurom utvrdimo da je zaliha 2 komada (a ne 5) tada naša rezervacija od 3 komada više se ne može provesti. Odoo će u tom slučaju prikazati novi tab u kojem će popisati sve stavke na kojima je potrebno maknuti rezervacije od strane korisnika. Korisnik ima mogućnost preko klika na stavku doći do navedenih dokumenata ili preko gumba „Poništi rezervaciju“ odmah maknuti sve rezervacije sa svih dohvaćenih dokumenata.



Jednom kada se rezervacije maknu potrebno je ponovo proknjižiti inventuru. Odoo će ponovo javiti koje rezervacije stvaraju problem ili će završiti i proknjižiti inventuru.

Kada je inventura proknjižena prikazuje se novi tab „Riješeno“, na istom se vide dokumenti viška i manjka koji su kreirani knjiženjem inventure.

Sa posebnim ovlastima na nivou korisnika moguće je proknjiženu inventuru otknjižiti. Prilikom otknjižavanja inventure, odoo će obrisati dokumente viška i manjka i vratiti inventuru u status „U tijeku“.